2010年1月5日
頭がいい人の10倍パソコン術
人生も仕事もラクをしたい。と考えることこそ、効率の原点。ラクをしたいから頭を使う。その結果、仕事の効率も人生の満足度も高まる。
マウスに頼らずショートカットキーを使用することで効率が良くなる。
ショートカットキーだけではもちろん対応できないところもあるから、マウスとの併用で格段に使いやすくなる。マウスの速度やダブルクリックの速度も調整できる。キーボードを自分の使用しやすいタイプに変更することもためらわないように。キーボードはそんなに高くないので自分の入力ミスから使いやすいものを選択する。
ぜひ覚えておきたいのがp25にあるショートカットキー。
webでスペース ほぼ1ページをスクロール。
ファイルやフォルダをコピーしたいときは「ctrl」を押しながらマウスを押す
指定範囲
「shift」＋「←」で１字ずつ範囲指定
「shift」＋「↑」で１行ずつ範囲指定
素早く２回クリックで単語範囲を指定
右手でマウスを使っているときも左手はホームのまま。
左手小指で「ctrl」、一つ上で「shift」
薬指が「ウインドウズ」
中指「Alt」
誤変換された部分を範囲指定し「スペース」を押すと変換のやり直しが行える。
F7 全角カタカナ入力、押すたびに後ろから平仮名になる。
F9 F10 全角、半角英数に変換をすたびに小文字、大文字、先頭だけ大文字となる
変換候補の中から効率よく選ぶ pagedownで10個ずつ、Tabで一覧表示
エクセル使用時、横一列範囲指定を行えば[enter」で横、横へずれていていく。
インターネット上の情報を最速で読む
インテリマウス ホイールを回してスクロール
ボタンとして押して上下矢印を表示させる。マウスを動かしてスクロールさせる。
スペースキーでほぼ1ページスクロール
「↑」「↓」を押すと 2、3行分スクロール
グーグルの検索結果を残しておく「ctrl」を押しながら別のページをクリックすると開くページが別のタブで開ける。つまり検索結果を残しておける。
仕事ができない人は「情報をどう集めるか」
仕事ができる人は「あつめた情報をどう活かすか」に力点を置く。
メール
すきま時間にやる。
名刺交換したあとメールでお礼の気持ちを伝えておく
このひと手間を惜しまず行う「筆まめ」は対人能力に欠かせない大切な習慣。
メールの整理 フォルダ毎にわける。新着メールをソフトでルールで仕分けすることができるが、そうはせずに過去のメールを整理する道具としたほうが良い。そうすると受信トレイに残っているのは未処置メール。整理用フォルダに残っているものは確認済みのサインをするようなことと認識する。
メモを素早くとれば「頭の回転」にブレーキをかけない。残りの時間を考える時間に当てられる。パソコンへの入力も早ければ早いほど良い。
考えたことが取りこぼしなくどんどんパソコンへ蓄積されていけば、パソコンが「もう一つの脳」になり「仕事の生産性」が高まる。
手をホームポジションに置く。テンキーにも「5」にもしるしがあるのでテンキーホームポジションを忘れないようにする。積極的に使おう。
ファンックションキー「F7」は「J」の真上、「F8」は中指「K」、「F9」薬指の「L」、「F10」は小指「；」の真上にある。
記号キー 右手の場合 「Enter」キーに右手の薬指をそえる。中指で「「」、「」」、人差し指で「＠」、「：」そして中指を伸ばせば「￥」
左手の場合 [Shift」キーを一緒に押しながら打つキーだから、左手小指でシフトキーを押しながら薬指で「！」「”」、中指で「＃」「＄」、人差し指で「％」
テンキー
マウスの速度を変える。早すぎてもだめだが、ある程度早ければマウスの動かす回数が減らせる。
デスクトップは多少散らかっているくらいが良い
よく使うファイルや現在進行形のファイルをデスクトップ上に保存。一つの案件でファイルが5つ以上の場合は案件の名前をつけたフォルダを作ってそこに入れる。
素早くひらけるし、必ず目に留まる
過去に集めた情報をすぐに引き出せることが大切。
文献の情報やふと思いついたアイデアなどは手書きノートに記し、あとでメモ帳に入力、情報、アイディアをパソコンに一元化する。
日付ファイル名を付けて保存していく。1週間程度でそれをテーマ別のワード文書に整理、分類する。分類したら簡潔にまとめる。そして見出しをつける。
「反復」と「引き出しを可能にするための情報整理」が理解度・定着率を上げる欠かせないポイント。
文書への書き込み
手書きの場合も書き込みをすることでで内容を濃くすることができる。
パソコンの文書にも書き込みすればもっと質がアップする。
ワード、エクセルの「挿入」をクリックすると「コメント」とういう項目が出る。クリックすると吹き出しが出るのでそこに書き込みができる。
きれいな図
「shift」を押しながら拡大/縮小すると縦横比をキープする
